Coworking e organismi di mediazione: come scegliere la sede ideale

Coworking e organismi di mediazione: una nuova opportunità per la giustizia alternativa

Negli ultimi anni la mediazione civile e commerciale ha assunto un ruolo sempre più centrale nella risoluzione delle controversie tra cittadini, imprese e professionisti.

Parallelamente è cresciuta la diffusione dei coworking e dei business center, strutture che offrono uffici arredati, sale riunioni, servizi di segreteria e sedi professionali distribuite su tutto il territorio nazionale. Se fino a qualche anno fa i flex office venivano aperti nelle grandi città, oggi non è più così e i coworking sono presenti anche in piccoli comuni e in aree più remote del territorio italiano.

Questi due mondi stanno iniziando a dialogare sempre più frequentemente.

Molti organismi di mediazione, infatti, cercano sedi moderne, flessibili e facilmente raggiungibili, mentre i coworking dispongono già degli spazi e dei servizi necessari per ospitare le procedure di mediazione.

La collaborazione rappresenta quindi un’opportunità sia per gli organismi ADR sia per gli operatori del settore degli uffici flessibili.

Di cosa ha bisogno un organismo di mediazione?

Per svolgere la propria attività un organismo deve poter garantire ambienti professionali, organizzazione efficiente e massima riservatezza.

Tra le principali esigenze troviamo:

• una sede facilmente individuabile
• locali accessibili al pubblico
• sale riunioni dedicate agli incontri
• ambienti riservati per eventuali sessioni separate a supporto della mediazione
• reception o segreteria per l’accoglienza degli ospiti e per stampe e scansioni di documenti
• connessione internet stabile
• possibilità di utilizzare strumenti per le videoconferenze.

Sono caratteristiche ormai presenti nella maggior parte dei business center professionali.

Perché un coworking rappresenta una soluzione ideale

Ambienti immediatamente operativi

Aprire un ufficio tradizionale richiede investimenti importanti: occorre identificare l’ufficio, cosa non sempre facile e veloce, locarlo, arredarlo, attivare le utenze, sostenere le tasse comunali, avere del personale in segreteria. È evidente il tempo che viene sottratto al lavoro, oltre ai costi.

Con un coworking o un business center gli spazi sono già arredati e pronti all’utilizzo. La presenza di personale in segreteria completa l’offerta.

L’organismo può iniziare rapidamente la propria attività, in pochi giorni dalla richiesta del preventivo e dalla relativa accettazione, senza tempi di attesa.

Sale riunioni prenotabili

Le procedure di mediazione si caratterizzano per incontri programmati anche con diverse settimane di anticipo.

Utilizzare sale riunioni o sale meeting, prenotabili in pochi click, consente di pagare soltanto quando effettivamente vengono utilizzate.

È un modello particolarmente efficiente soprattutto per gli organismi di recente costituzione attenti all’equilibrio costi/ricavi. Generalmente la capienza delle sale è compresa tra cinque e un massimo di dieci persone. La possibilità di prenotare in autonomia consente di farlo in qualsiasi momento della settimana, senza la necessità di interfacciarsi con la segreteria del flex office.

Massima riservatezza

La mediazione richiede discrezione.

I business center, ma anche i coworking professionali, mettono a disposizione:

• uffici chiusi privati
• sale riunioni insonorizzate
• reception con personale professionale
• spesso aree di attesa separate.

Questi elementi contribuiscono a creare un ambiente sereno e professionale per la mediazione.

Presenza in numerose città

Molti organismi di mediazione operano su base regionale o nazionale.

Affidarsi a una rete di business center consente di essere presenti in diverse città senza dover aprire una sede tradizionale in ciascun territorio. È possibile utilizzare un solo contratto per le diverse sedi o comunque un modello di contratto unico da sottoscrivere con ogni sede.

Questo permette di avvicinare il servizio agli utenti e ridurre gli spostamenti delle parti coinvolte.

Quali servizi può offrire un business center?

Un moderno coworking può mettere a disposizione molto più di un semplice ufficio o una sala meeting.

Tra i servizi maggiormente richiesti ci sono:

• attivazione sede legale
• apertura di unità locale
• domiciliazione postale
• reception dedicata su linea telefonica
• gestione della corrispondenza
• traduzioni e legalizzazioni documenti (in alcune sedi)
• connessione internet ad alta velocità
• stampanti e scanner
• parcheggi
• aree relax per gli utenti.

Questi servizi consentono agli organismi di concentrarsi esclusivamente sulla gestione delle procedure di mediazione.

I vantaggi economici

Uno dei principali motivi che spinge gli organismi verso il coworking riguarda il contenimento dei costi.

Rispetto a una sede tradizionale vengono eliminate o ridotte numerose spese, tra cui:

• costo agenzia per la ricerca dell’immobile
• arredi
• attivazione utenze e consumi
• manutenzione immobile
• personale
• tasse comunali
• pulizie locali
• connessione internet
• gestione degli accessi.

Le risorse economiche possono così essere destinate allo sviluppo dell’attività e all’ampliamento della rete dei mediatori.

Una migliore esperienza per cittadini e imprese

Anche gli utenti traggono importanti benefici.

Le sedi dei coworking sono spesso collocate in prossimità di:

• stazioni ferroviarie
• caselli autostradali
• centri direzionali.

Sono location con facile raggiungibilità e immediata identificazione, spazi ben tenuti, a norma secondo le disposizioni di legge. Gli ambienti, poi, risultano generalmente più moderni e accoglienti rispetto ai tradizionali uffici amministrativi.

Questo contribuisce a creare un clima favorevole al dialogo e alla ricerca di un accordo.

La forza di una rete nazionale

Gli organismi che operano in più regioni hanno spesso la necessità di organizzare incontri vicino alla residenza delle parti.

Disporre di una rete nazionale come il brand Domiciliazione.com di Ufficiarredati.it permette di:

• attivare rapidamente nuove sedi
• organizzare mediazioni in diverse città, 90 quelle disponibili al momento
• ridurre tempi e costi di trasferimento
• offrire un servizio più vicino ai cittadini.

Per questo motivo le reti di business center stanno diventando partner sempre più interessanti anche per il settore ADR.

Come scegliere il coworking giusto

Prima di individuare la sede è consigliabile verificare alcuni aspetti.

Posizione

La sede dovrebbe essere facilmente raggiungibile con auto e mezzi pubblici.

Sale riunioni

È importante verificare la disponibilità di sale di dimensioni differenti e la possibilità di effettuare prenotazioni con facilità.

Privacy

Gli ambienti devono garantire la necessaria riservatezza durante gli incontri.

Servizi di segreteria

Una reception qualificata può gestire accoglienza, posta e supporto amministrativo.

Flessibilità

La possibilità di utilizzare uffici e sale solo quando servono consente di ottimizzare i costi.

Sicurezza

Non esiste un albo degli spazi flessibili italiani: esiste un’associazione nazionale che però non ha potere di controllo, e chiunque condivida spazi di lavoro può qualificarsi come coworking. Sarebbe quindi opportuno richiedere il codice ATECO della società che gestisce il flex office, per verificare se corrisponde effettivamente a quello dell’attività di coworking e non, ad esempio, a una precedente gestione di spazi residence.

Verificare inoltre se il coworking risulti iscritto all’Associazione Nazionale di categoria.

Richiedere la documentazione di sicurezza dello spazio ed effettuare un sopralluogo, accertandosi della presenza di estintori, piante di emergenza e segnalazione delle vie di fuga.

Il futuro della mediazione è sempre più flessibile

La digitalizzazione delle procedure, la crescita delle mediazioni telematiche e la diffusione degli spazi di lavoro flessibili stanno cambiando il modo di organizzare gli organismi di mediazione.

Sempre più enti scelgono modelli organizzativi leggeri, distribuiti sul territorio e capaci di adattarsi rapidamente alle esigenze degli utenti.

In questo scenario coworking e business center rappresentano partner strategici in grado di offrire sedi professionali, servizi amministrativi e ambienti perfettamente adatti allo svolgimento delle procedure conciliative.

Conclusioni

Gli organismi di mediazione hanno bisogno di sedi professionali, facilmente accessibili e capaci di garantire riservatezza, organizzazione ed efficienza.

I coworking e i business center rispondono perfettamente a queste esigenze, offrendo una combinazione di flessibilità, contenimento dei costi e servizi ad alto valore aggiunto.

Per gli operatori del settore degli uffici flessibili si tratta di un mercato in crescita, mentre per gli organismi ADR rappresenta un modo moderno ed efficiente di organizzare la propria attività.